Auftragsverarbeitungsvertrag

Allgemein

9. April 2026

Vorbemerkung

Im Rahmen der Leistungserbringung ist es erforderlich, dass die Open Hippo GmbH, nachfolgend die Auftragnehmerin, mit personenbezogenen Daten umgeht, für die der Auftraggeber als Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften fungiert. Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte der Auftragnehmerin oder durch die Auftragnehmerin Beauftragte personenbezogene Daten („Daten") des Auftraggebers verarbeiten oder wenigstens Zugriffsmöglichkeit haben.

§ 1 Gegenstand, Dauer, Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

(1) Aus dem Hauptvertrag ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrages. Die Laufzeit dieser Anlage richtet sich nach der Laufzeit des Vertrages.

(2) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten sind IT-Dienstleistungen, bei denen ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

(3) Art der personenbezogenen Daten sind Personenstammdaten wie Geschlecht, Vorname, Nachname, Adresse, Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail), Vertragsdaten, Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten, Kundenhistorie, Planungs- und Steuerungsdaten, ebenso ein- und ausgehende E-Mails und sonstige Daten, IT-Nutzungsdaten (User-Id, Passwörter), die im Zusammenhang mit der Erbringung der IT-Dienstleistung eingesehen werden können.

(4) Kategorien betroffener Personen sind Mitarbeiter, Kunden, Interessenten, Dienstleister, Lieferanten oder Ansprechpartner des Auftraggebers.

(5) Die Auftragnehmerin verwendet die zur Kenntnis gelangten personenbezogenen Daten für keinen anderen als den festgelegten Vertragszweck. Die Auftragnehmerin darf die Daten anonymisieren und in anonymisierter Form für eigene Zwecke verarbeiten und nutzen. Die Parteien stimmen darin überein, dass anonymisierte bzw. nach dieser Maßgabe aggregierte Auftraggeber-Daten nicht mehr als Daten im Sinne dieser Bedingungen gelten.

(6) Die Verarbeitung der Auftraggeber-Daten durch die Auftragnehmerin findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Es ist der Auftragnehmerin gleichwohl gestattet, Auftraggeber-Daten unter Einhaltung der Bestimmungen dieser Bedingungen auch außerhalb des EWR zu verarbeiten, wenn sie den Auftraggeber vorab über den Ort der Datenverarbeitung informiert und die Voraussetzungen der Art. 44–48 DSGVO erfüllt sind oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO vorliegt.

§ 2 Weisungsbefugnisse des Auftraggebers

(1) Weisungsberechtigt auf Seiten des Auftraggebers ist der Auftraggeber selbst, der gesetzliche Vertreter des Auftraggebers und der IT-Leiter. Werden Weisungen durch andere Personen erteilt, müssen diese von den berechtigten Personen bestätigt werden. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich per E-Mail.

(2) Die Auftragnehmerin hat den Auftraggeber möglichst zeitnah darauf hinzuweisen, wenn sie der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Die Auftragnehmerin ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

(3) Die Auftragnehmerin verwendet die Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den Weisungen des Auftraggebers, wie sie abschließend in den Bestimmungen dieses Vertrags Ausdruck finden. Einzelweisungen, die von den Festlegungen dieses Vertrags abweichen oder zusätzliche Anforderungen aufstellen, bedürfen einer vorherigen Zustimmung der Auftragnehmerin.

§ 3 Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen verantwortlich. Sollten Dritte gegen die Auftragnehmerin aufgrund der Verarbeitung von Daten Ansprüche geltend machen, wird der Auftraggeber die Auftragnehmerin von allen solchen Ansprüchen auf erstes Anfordern freistellen.

(2) Der Auftraggeber ist Eigentümer der Daten und Inhaber aller etwaigen Rechte, die die Daten betreffen.

(3) Dem Auftraggeber obliegt es, der Auftragnehmerin die Daten rechtzeitig zur Leistungserbringung nach dem Hauptvertrag zur Verfügung zu stellen und er ist verantwortlich für die Richtigkeit der Daten. Der Auftraggeber hat die Auftragnehmerin unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Prüfung der Auftragsergebnisse der Auftragnehmerin Fehler oder Unregelmäßigkeiten bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen oder seinen Weisungen feststellt.

(4) Der Auftraggeber hat der Auftragnehmerin auf Anforderung die in Art. 30 Abs. 2 DS-GVO genannten Angaben zur Verfügung zu stellen, soweit sie der Auftragnehmerin nicht selbst vorliegen.

§ 4 Qualitätssicherung und sonstige Pflichten der Auftragnehmerin

Die Auftragnehmerin hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet sie insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

a) Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, sofern nach den gesetzlichen Vorschriften eine Bestellpflicht besteht. Der DSB übt seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO aus. Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten werden auf Anforderung zur Verfügung gestellt.

b) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Die Auftragnehmerin setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Die Auftragnehmerin und jede der Auftragnehmerin unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO.

d) Der Auftraggeber und die Auftragnehmerin arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

e) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung bei der Auftragnehmerin ermittelt.

f) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bei der Auftragnehmerin ausgesetzt ist, hat ihn die Auftragnehmerin nach besten Kräften zu unterstützen.

g) Die Auftragnehmerin kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in ihrem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

h) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse dieses Vertrages.

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen

(1) Die Auftragnehmerin hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Anforderung zur Prüfung zu übergeben. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Die Auftragnehmerin hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es der Auftragnehmerin gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden.

§ 6 Mitteilung der Auftragnehmerin bei Verstößen

(1) Die Auftragnehmerin unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u. a.:

a) Die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen;

b) Die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden;

c) Die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen;

d) Die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung;

e) Die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

(2) Die Auftragnehmerin wird den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der der Auftragnehmerin hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten bei etwa vom Auftraggeber durchzuführenden Datenschutz-Folgenabschätzungen und sich gegebenenfalls anschließenden Konsultationen der Aufsichtsbehörden nach Art. 35, 36 DSGVO unterstützen.

§ 7 Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Die Auftragnehmerin stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten der Auftragnehmerin nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftraggeber hat grundsätzlich das Recht, in Abstimmung mit der Auftragnehmerin Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die mit zwei Wochen Vorlauf anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch die Auftragnehmerin am Ort der Datenverarbeitung zu überzeugen.

(2) Nach Wahl der Auftragnehmerin kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit – z. B. nach BSI-Grundschutz – („Prüfungsberichts") erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Sofern der Auftraggeber auf Basis tatsächlicher Anhaltspunkte berechtigte Zweifel daran geltend macht, dass diese Prüfberichte bzw. Zertifizierungen unzureichend oder unzutreffend sind, oder besondere Vorfälle im Sinne von Art. 33 Abs. 1 DS-GVO im Zusammenhang mit der Durchführung der Auftragsverarbeitung des Kunden dies rechtfertigen, kann er Vor-Ort-Kontrollen durchführen.

(3) Die Auftragnehmerin ist berechtigt, nach eigenem Ermessen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verpflichtungen des Auftraggebers, Informationen nicht zu offenbaren, die sensibel im Hinblick auf die Geschäfte der Auftragnehmerin sind oder wenn die Auftragnehmerin durch deren Offenbarung gegen gesetzliche oder andere vertragliche Regelungen verstoßen würde. Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, Zugang zu Daten oder Informationen über andere Kunden der Auftragnehmerin, zu Informationen hinsichtlich Kosten – es sei denn, dass diese die Basis des erstattungsfähigen oder durchlaufenden Aufwandes darstellen – zu Qualitätsprüfungs- und Vertrags-Managementberichten sowie zu sämtlichen anderen vertraulichen Daten der Auftragnehmerin, die nicht unmittelbar relevant für die vereinbarten Kontrollzwecke sind, zu erhalten.

(4) Der Auftraggeber hat die Auftragnehmerin rechtzeitig (mindestens zwei Wochen vorher) über alle mit der Durchführung der Kontrolle zusammenhängenden Umstände zu informieren. Der Auftraggeber darf in der Regel eine Kontrolle pro Kalenderjahr durchführen. Hiervon unbenommen ist das Recht des Auftraggebers, weitere Kontrollen im Fall von besonderen Vorkommnissen durchzuführen.

(5) Die Auftragnehmerin erhält vom Auftraggeber eine Aufwandsentschädigung, wenn die Art und Weise einer Kontrolle unverhältnismäßig die Auftragnehmerin beeinträchtigt.

(6) Beauftragt der Auftraggeber einen Dritten mit der Durchführung der Kontrolle, hat der Auftraggeber den Dritten schriftlich ebenso zu verpflichten, wie auch der Auftraggeber aufgrund dieses Vertrags gegenüber der Auftragnehmerin verpflichtet ist. Zudem hat der Auftraggeber den Dritten auf Verschwiegenheit und Geheimhaltung zu verpflichten, es sei denn, dass der Dritte einer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegt. Auf Verlangen der Auftragnehmerin hat der Auftraggeber diesem die Verpflichtungsvereinbarungen mit dem Dritten unverzüglich vorzulegen. Der Auftraggeber darf keinen Konkurrenten der Auftragnehmerin mit der Kontrolle beauftragen.

§ 8 Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die die Auftragnehmerin z. B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Die Auftragnehmerin ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Die Auftragnehmerin darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen. Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in der Anlage genannten Unterauftragnehmer zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2–4 DS-GVO.

Der Wechsel bestehender Unterauftragnehmer ist zulässig, soweit:

• die Auftragnehmerin eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
• der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber der Auftragnehmerin schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
• eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2–4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an seine Unterauftragnehmer und deren erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet. Die datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesen Bedingungen sind auf alle weiteren Auftragsverarbeiter zu übertragen.

§ 9 Rechte der Betroffenen

(1) Die Rechte der durch die Datenverarbeitung betroffenen Personen sind gegenüber dem Auftraggeber geltend zu machen.

(2) Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an die Auftragnehmerin zwecks Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Sperrung der ihn betreffenden Daten wenden sollte, wird die Auftragnehmerin dieses Ersuchen zeitnah an den Auftraggeber weiterleiten.

(3) Für den Fall, dass eine betroffene Person ihre Rechte auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung von Daten oder auf Auskunft über die gespeicherten Daten, den Zweck der Speicherung und die Personen und Orte, an die Daten regelmäßig übermittelt werden, geltend macht, hat die Auftragnehmerin den Auftraggeber bei der Erfüllung dieser Ansprüche in angemessenem und für den Auftraggeber erforderlichen Umfang zu unterstützen, sofern der Auftraggeber die Ansprüche nicht ohne Mitwirkung der Auftragnehmerin erfüllen kann. Die Auftragnehmerin erhält vom Auftraggeber eine angemessene Entschädigung für ihren im Rahmen der Mitwirkung anfallenden Aufwand.

(4) Die Auftragnehmerin wird es dem Auftraggeber ermöglichen, Daten zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren oder auf Verlangen des Auftraggebers die Berichtigung, Sperrung oder Löschung selbst vornehmen, wenn und soweit das dem Auftraggeber selbst unmöglich ist.

§ 10 Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Die Auftragnehmerin darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an die Auftragnehmerin wendet, wird die Auftragnehmerin dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Etwaiges Löschkonzept, Gewährleistung Recht auf Vergessen werden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft sind unmittelbar durch den Auftraggeber sicherzustellen.

§ 11 Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht die Auftragnehmerin nach Wahl des Auftraggebers entweder alle personenbezogenen Daten oder gibt sie dem Auftraggeber zurück, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder nach deutschem Recht eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht oder sich aus den Leistungsbeschreibungen und den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen etwas anderes ergibt.

§ 12 Verhältnis zum Hauptvertrag

Soweit in diesen Bedingungen keine Sonderregelungen enthalten sind, gelten die Bestimmungen des Hauptvertrags. Im Fall von Widersprüchen zwischen diesen Bedingungen und Regelungen aus sonstigen Vereinbarungen, insbesondere aus dem Hauptvertrag, gehen die Regelungen aus diesen Bedingungen vor.